Lean – narzędzia zarządzania organizacją i logistyką
Lean Management odnosi się do zastosowania zasad Lean na poziomie całej organizacji. Obejmuje procesy decyzyjne, zarządcze, administracyjne oraz relacje między pracownikami (rysunek 1). To koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem, która zakłada dostosowanie go do warunków gospodarowania panujących na rynku, na drodze przekształceń organizacyjnych i funkcjonalnych. Jest powolnym i ciągłym procesem racjonalizacji całej organizacji oraz jej stosunków z otoczeniem poprzez wprowadzenie licznych zmian w zakresie działalności, w strukturze majątku oraz sposobach zarządzania, ale także w dziedzinie przygotowania zawodowego oraz kształtowania postaw pracowników. To swoiste wysmuklanie, wyszczuplanie, odchudzanie przedsiębiorstwa. Lean Management jest obecnie jedną z najbardziej znanych i najszerzej wykorzystywanych w praktyce koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem.
Rys. 1. Dom Toyoty
Źródło: opracowanie własne
Kluczowe znaczenie w Lean Management ma kultura organizacyjna, oparta na zaangażowaniu pracowników, ciągłym doskonaleniu oraz przywództwie wspierającym.
Narzędzia Lean związane z analizą procesów
Mapowanie Strumienia Wartości – VSA (ang. Value Stream Analysys) to główne narzędzie Lean, które służy odwzorowaniu przepływów materiałowych i informacyjnych w systemie produkcyjnym przedsiębiorstwa. Stanowi zapis kolejnych kroków, które są podejmowane w procesie produkcji wyrobu (od surowca po wyrób gotowy). Zapis ten przyjmuje formę tzw. mapy strumienia wartości, która opisuje zarówno przepływ materiałów (logikę kolejnych czynności produkcyjnych), jak również przepływ informacji (sposób, w jaki ujęte na mapie procesy produkcyjne są informowane o tym, co produkować, kiedy oraz w jakiej ilości). Metoda wywodzi się z praktyki koncernu Toyota, gdzie znana jest pod nazwą „mapowanie przepływów materiałów i informacji” – VSM. Służy ona do przedstawiania stanu obecnego systemu produkcyjnego i projektowania stanów przyszłych, zwanych „idealnymi”, tworzonych w celu wdrożenia szczupłego systemu wytwórczego. VSM umożliwia:
- identyfikację wąskich gardeł,
- analizę czasu taktu i czasu cyklu,
- wykrycie zapasów międzyoperacyjnych,
- zaprojektowanie stanu przyszłego procesu (tzw. future state map).
Narzędzia Lean związane z organizacją pracy
System 5S stanowi podstawowe narzędzie organizacji stanowiska pracy i obejmuje pięć etapów:
- selekcja – oddzielić przedmioty niepotrzebne na stanowisku pracy i usunąć je,
- systematyka – uporządkować niezbędne przedmioty tak, aby łatwo było z nich korzystać,
- sprzątanie – sprzątać dokładnie stanowisko pracy i utrzymywać w porządku narzędzia,
- standaryzacja – zorganizować dobrze pomieszczenie i miejsce pracy, we wszystkich szczegółach,
- samodyscyplina – utrzymywać wysoki poziom dyscypliny pracy, szkolić ludzi i wpływać na nich, aby zasady dobrego utrzymania stanowiska pracy przyjęli jako swoje własne.
Celem 5S jest zwiększenie bezpieczeństwa pracy, skrócenie czasu poszukiwania narzędzi oraz poprawa ergonomii i jakości.
Standaryzacja pracy polega na opracowaniu najlepszego znanego sposobu wykonywania danej pracy i jego stosowaniu w całej organizacji. Standaryzacja:
- stabilizuje procesy,
- ułatwia szkolenie pracowników,
- stanowi punkt wyjścia do dalszego doskonalenia.
Zarządzanie wizualne to podstawowe narzędzie Lean Management, służące do prezentowania w czytelny i przejrzysty sposób informacji dotyczących poszczególnych procesów. Dzięki niemu pracownicy popełniają mniej błędów, praca jest łatwiejsza, a ewentualne błędy i problemy są od razu widoczne.
Narzędzie związane z utrzymaniem i doskonaleniem procesów, czyli Kaizen oznacza ciągłe, stopniowe doskonalenie procesów z udziałem wszystkich pracowników. Jego fundamentem jest przekonanie, że każdy proces można ulepszyć, drobne zmiany prowadzą do trwałych efektów, inicjatywa wychodzi często od pracowników operacyjnych. Idea metody ma na celu uświadamianie pracowników, chwalenie i zachęcanie ich do uczestnictwa w działaniach Kaizen. Skuteczne wdrożenie wymaga bowiem udziału pracowników. W Kaizen uczestniczą pracownicy na wszystkich szczeblach organizacji. Format może być indywidualny dla każdej firmy, a jego działanie może obejmować małą lub dużą grupę pracowników, jedno stanowisko pracy czy też całą organizację. Wyróżnić można:
- Kaizen przepływu, ukierunkowany na przepływ materiałów i informacji, często identyfikowany z reorganizacją całego obszaru produkcyjnego, a nawet firmy;
- Kaizen procesu, częściej używany do skupienia pracowników na drobnych ulepszeniach; w modelu tym pracownicy poszukują drobnych pomysłów, które w miarę możliwości mogą zostać wdrożone w jak najszybszym czasie; jest to przeciwieństwo tradycyjnych modeli poprawy pracy, które zazwyczaj mają długi okres pomiędzy rozwojem koncepcji, a realizacją projektu.
Lean Logistics – narzędzia w obszarze logistyki
Lean Logistics koncentruje się na usprawnieniu przepływu dóbr, informacji i usług logistycznych, minimalizując koszty i czas realizacji oraz zwiększając niezawodność dostaw.
Główne cele Lean Logistics obejmują:
- redukcję zapasów,
- skrócenie czasu dostaw,
- zwiększenie elastyczności łańcucha dostaw,
- poprawę poziomu obsługi klienta.
Zastosowanie koncepcji Lean w łańcuchu dostaw polega na określeniu i wyeliminowaniu czynności, które nie dostarczają dodatkowej wartości umożliwiającej zwiększenie przepływu produktów. Celem Lean Logistics jest redukcja kosztów procesów logistycznych, z naciskiem na określenie i wyeliminowanie zadań, które nie wnoszą wartości do wykonywanego procesu. Umożliwia to skrócenie cyklu realizacji zamówienia. Jest to również nieustanne dążenie do zwiększenia efektywności.
W Lean Logistics bardzo istotna jest zasada przepływu, która zakłada ciągły i płynny ruch towarów przez magazyn, bez zbędnych przestojów i kolejek. System pull, czyli dostawy na żądanie, jest jednym z podstawowych mechanizmów wspierających tę ideę. Oznacza to, że produkty są przemieszczane lub uzupełniane w magazynie dopiero w momencie faktycznego zapotrzebowania, zamiast gromadzenia dużych zapasów. Dzięki temu minimalizowane są nadwyżki, ograniczone ryzyko przeterminowania produktów oraz redukowane koszty magazynowania. W praktyce system pull może być wspierany przez sygnały Kanban, elektroniczne alerty w systemach WMS czy automatyczne uzupełnianie półek w strefach kompletacji.
Metody i narzędzia związane z koncepcją Lean w logistyce
Just in Time to koncepcja operacyjna dostarczania materiałów i innych zasobów do produkcji w ściśle określonych ilościach oraz dokładnie w takim czasie, w jakim są one potrzebne do zastosowania. Ideą systemu JiT jest produkowanie i dostarczanie:
- gotowych wyrobów dokładnie wtedy, gdy oczekuje ich odbiorca,
- podzespołów wtedy, gdy są one potrzebne do montażu wyrobów finalnych,
- detali, w chwili rozpoczynania montażu podzespołów,
- materiałów, w momencie rozpoczynania obróbki detali.
Instrumentem sterowania produkcją są karty Kanban, które są wykorzystywane zarówno do sterowania międzykomórkowego, jak i wewnątrzkomórkowego. JiT minimalizuje zapasy i wymaga stabilnych procesów, wysokiej jakości, a także synchronizacji produkcji z popytem klienta.
Kanban opiera się na poszczególnych kartach wyrobów, ich cyrkulacji i analizie. Kanban rozwijał się i dziś oznacza także system informacyjny, system planowania, rozdziału oraz kontroli czynności i zadań produkcyjnych. Polega na takim organizowaniu procesu wytwórczego, aby każda komórka organizacyjna produkowała dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne. W metodzie tej za czynnik krytyczny zarządzania materiałami uznano sterowanie zapasami. Odmianą systemu Kanban jest system CONWIP (CONstant Work-In-Progress), opracowany dla linii potokowych.
Milk Run to metoda organizacji transportu, polegająca na regularnym, cyklicznym odbiorze lub dostawie mniejszych partii towarów według ustalonej trasy. Pozwala ograniczyć puste przebiegi, koszty transportu oraz zapasy magazynowe. Wdrożenie Milk Run prowadzi do obniżenia kosztów transportu – mniej pustych przebiegów, lepsze wykorzystanie pojazdów – samochód jedzie pełniejszy, regularności dostaw – ustalone harmonogramy, mniejszych zapasów – częstsze, ale mniejsze dostawy (ważne w Just in Time).
Cross-docking polega na bezpośrednim przeładunku towarów z miejsca przyjęcia do wydania, bez składowania w magazynie. Narzędzie to skraca czas przebywania towaru w systemie, redukuje koszty magazynowania oraz zwiększa płynność przepływu. W praktyce oznacza to, że towary dostarczone do centrum dystrybucyjnego są natychmiast sortowane, kompletowane zgodnie z zamówieniami odbiorców i kierowane bezpośrednio do wysyłki. Korzyści stosowania cross-dockingu to:
- skrócenie czasu realizacji zamówień – towar praktycznie nie „zatrzymuje się” w magazynie,
- redukcja kosztów magazynowania – brak konieczności składowania i obsługi zapasów,
- zmniejszenie poziomu zapasów – wspiera koncepcję Just in Time,
- poprawa płynności przepływu materiałów,
- ograniczenie ryzyka uszkodzeń i strat – mniej operacji manipulacyjnych.
Standaryzacja opakowań i jednostek ładunkowych w Lean Logistics umożliwia łatwiejsze planowanie transportu, automatyzację procesów, a także ograniczenie strat i uszkodzeń. Standaryzacja polega na stosowaniu jednolitych wymiarów i formatów opakowań, dostosowaniu ich do środków transportu i systemów magazynowania, wykorzystaniu powtarzalnych jednostek (np. paleta = podstawowa jednostka logistyczna) oraz projektowaniu opakowań pod kątem automatyzacji (np. linie sortujące).
Podsumowanie
Koncepcje związane z Lean mają zastosowanie w zarządzaniu organizacją i logistyką. Wspólnym celem stosowania idei Lean w różnych obszarach jest eliminacja marnotrawstwa. Jednym z narzędzi pozwalającym na identyfikację marnotrawstw jest Mapowanie Strumienia Wartości (VSM), umożliwiające analizę przepływu materiałów i informacji oraz identyfikację problemów. Istotne znaczenie mają także narzędzia organizacji pracy, takie jak system 5S, standaryzacja czy zarządzanie wizualne, które poprawiają ergonomię, jakość i przejrzystość procesów. Ważnym elementem Lean jest także Kaizen, czyli ciągłe doskonalenie, oparte na zaangażowaniu wszystkich pracowników w wprowadzanie drobnych usprawnień. W obszarze logistyki Lean koncentruje się na usprawnieniu przepływów, redukcji zapasów oraz skróceniu czasu realizacji zamówień. Do kluczowych narzędzi należą tu m.in. Just in Time, Kanban, Milk Run oraz cross-docking, które wspierają płynność i synchronizację procesów. Całość koncepcji prowadzi do zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa, poprawy jakości oraz lepszego dostosowania do potrzeb klientów.
Bibliografia
- https://leanactionplan.pl/transformacja-lean/
- https://www.mecalux.pl/blog/lean-logistics-co-to-jest
- Knosala R. (red.) 2017, Inżynieria Produkcji – kompendium wiedzy, rozdz. 1 i 2, Warszawa: PWE
- Liker J. K., 2018, Droga toyoty 14 zasad zarządzania wiodącej firmy produkcyjnej świata, Warszawa: MT Biznes
- Szatkowski K. (red.) 2014, Nowoczesne zarządzanie produkcją. Warszawa: PWN
Autor: dr inż. Michaela Rostek, Instytut Zarządzania, Wydział Organizacji i Zarządzania Politechniki Łódzkiej
Redakcja: dr inż. Barbara Galińska, Instytut Zarządzania, Wydział Organizacji i Zarządzania Politechniki Łódzkiej
